I december 2008 undantogs UD:s korrespondens från Regeringskansliets centralarkiv.

Anledningen var att departementet skulle genomföra en administrativ förändring, bland annat skulle utlandsmyndigheterna dela ett webbaserat diarium med UD i Stockholm

Konsekvensen har blivit att insynen i UD:s korrespondens har försämrats. Den som vill ta del i den får begära fram postlistorna från departementet. Till skillnad från andra postlistor saknar UD:s listor en så kallad ärendemening som avslöjar vad dokumentet handlar om.

Utan den informationen är det näst intill omöjligt för en utomstående att bilda sig en uppfattning om vad frågan gäller.

– Skälet är att UD:s diarium innehåller sekretessbelagda uppgifter. För oss gäller undantagsregler i sekretesslagen, säger Berndt Fredriksson, departementsråd vid utrikesdepartementet.

Trots hemlighetsmakeriet har allmänhetens och mediernas förfrågningar ökat på senare tid i en sådan omfattning att UD har nyanställt personal för ändamålet. Eftersom postlistorna är svårtolkade har frågorna nu mer generell karaktär som att man vill ta del av allt material i ett visst ärende, vilket inte minskar arbetsbördan på UD.

Mer än tre år har gått sedan UD:s postlistor försvann från Regeringskansliets centralarkiv och målet är att det åter ska vara möjligt att ta del av UD:s korrespondens. Men när det kommer att ske vågar Berndt Fredriksson inte säga.

– Arbetet har inte kommit så långt och jag vågar inte lova att det blir färdigt i år. Regeringskansliet är en stor organisation och jobbet kompliceras av att vi har en blandning av offentliga och sekretessbelagda handlingar, säger han.

Det är inte bara press och allmänhet som har svårt att få ut handlingar från Utrikesdepartementet. Riksdagens konstitutionsutskott (KU) har också gjort samma erfarenhet.

I en granskning (Betänkande 2011/12:KU10) begärde utskottet att få granska 150 beslut som departementet hade fattat. Tre av de efterfrågade akterna fick utskottet inte alls, två av dem fick man först efter två månader och 39 akter fick man vänta på i tre veckor eller mer.

”Orimligt sent” anser KU som betonar vikten av att kunna genomföra granskningar ”i god ordning”.

– Det har inte skett i enlighet med kravet om skyndsam handläggning, säger KU:s ordförande Peter Eriksson, som betecknar att inga UD-handlingar går att nå via centralarkivets diarium som ”makalöst”.